Fakturarobot sparer sygeplejersker for ugevis af trælst tastearbejde
Førhen skulle diabetessygeplejerskerne på Sygehus Sønderjylland tjekke hver eneste af de tusindvis af regninger, der indløber for patienters forbrug af diabetesudstyr. Nu klarer en robot sagerne – og sygeplejerskerne får årligt frigjort op mod to måneders arbejde, der kan bruges til gavn for patienterne.
Oversygeplejerske Helle Jacobsen fra Diabetes og Hormonsygdommes ambulatorium på Sygehus Sønderjylland har gennem årene brugt rigtig mange timer på en nødvendig, men temmelig enerverende opgave.
- Jeg har haft til opgave at tjekke og betale over 1000 leverandørregninger hvert eneste kvartal. Det har været en manuel arbejdsgang, der har været rigtig træls, og som jeg har brugt mange timer på gennem årene, siger Helle Jacobsen.
Hun har ansvar for cirka 1100 diabetespatienter i Sønderjylland, der får deres forbrug af diabetesudstyr dækket af Region Syddanmark. Det er for eksempel insulinpumper og sensorer, der skal fornys hver tredje måned.
Patienterne bestiller selv deres udstyr direkte hos leverandøren, der sender regningen videre til Sygehus Sønderjylland. For Helle Jacobsens vedkommende handler det om knap 5000 regninger om året, som hun førhen skulle tjekke og betale manuelt. Men det er slut nu.
Frigiver to måneders arbejde årligt
For Helle Jacobsen og hendes kollega tog fat i sygehusets økonomifolk, der blandt andet arbejder med at automatisere manuelle, administrative arbejdsgange.
- I samarbejde med Region Syddanmarks økonomifolk har vi udviklet en fakturarobot, der både kan tjekke, godkende og betale de tusindvis af regninger fra vores leverandører af diabetesudstyr. Robotten har kørt i et års tid nu, og vores vurdering er, at den sammenlagt frigiver dét, der svarer til to måneders årligt arbejde for vores medarbejdere, siger chefkonsulent i Økonomi og Data, Søren Kongsted, der er projektleder på fakturarobotten.
Og det mærker oversygeplejerske Helle Jacobsen.
- Nu kan jeg bruge den frigjorte tid til gavn for patienterne i stedet, siger hun.
Søren Kongsted forklarer, at fakturarobotten i bund og grund er nogle digitale koder, der gør at programmet kan genkende godkendte leverandører, godkendte varetyper og aktuelle patienter.
Når robotten genkender alle kriterier, sætter den automatisk fakturaen til betaling. Det betyder, at det kun er den brøkdel af fakturaerne, der ikke lever op til kriterierne, der skal tjekkes.
Skal udbredes til alle sygehuse i regionen
De gode erfaringer med fakturarobotten har givet Sygehus Sønderjylland blod på tanden, og man er allerede nu ved at udvikle robotter til andre tunge, manuelle processer.
Men Sygehus Sønderjyllands fakturarobot har også vakt interesse regionalt. Steno Diabetes Center Odense har fulgt udviklingen med interesse:
- Fakturarobotten på Sygehus Sønderjylland har vist rigtig fine resultater, så derfor arbejder vi på at få den udbredt til alle sygehusene i regionen. Det vil sikre, at alle diabetespatienters brug af udstyr bliver administreret på samme effektive måde. Robotten vil både medvirke til at arbejdsgangen bliver ensartet i hele regionen, samtidigt med at den kan lette arbejdet for ansatte på tværs af alle faggrupper. Det skaber værdi for både patienter og medarbejdere i hele regionen, siger specialkonsulent i Steno Diabetes Center Odense, Thea Kingo.
Robotter i administrationen
Disciplinen med at automatisere manuelle processer, hvor medarbejdere taster, slår op i databaser, indberetter, godkender og videresender osv. hedder RPA - Robotic Process Automation. Det er populært sagt digitale robotter, der bliver kodet til at udføre sammenhængende digitale arbejdsgange.
Automatiserede processer er et effektiviseringsredskab, men de har også arbejdsmiljømæssige fordele, da de eliminerer monotone og tidskrævende processer.
